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这些技能都不会,就敢在简历上写“精通Excel”?

阅读本文划重点:

10分钟快速学习Excel最基本的快捷键、函数/工具和实用技巧!

相信大部分人写简历时,都会毫不犹豫地在“Skills”一栏写上“Excel”

但是你的Excel真的可以满足投行/咨询/四大日常工作要求吗?

为了面试时被问到Excel相关问题不懵逼,小编带你图文并茂学习

Excel最基本的快捷键、实用技巧和函数/工具!

快捷键篇

No.1:快速求和?用 “Alt + =”

Excel的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。

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No.2:快速选定不连续的单元格

按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。

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No.3:改变数字格式

Excel的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的逻辑。如果你想快速改变数字的格式,比如就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。

No.4:一键展现所有公式 “CTRL + ”

当你试图检查数据里有没有错误时,能够一键让数字背后的公式显示出来。“`”键就在数字1键的左边。

No.5:双击实现快速应用函数

同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!

No.6:快速增加或删除一列

对于那些整天要和Excel打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。当你想快速插入一列时,键入Ctrl + Shift +‘=" (Shift + ‘="其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列。

No.7:快速调整列宽

想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽?你只需要把鼠标移动到列首的右侧,双击一下就大功告成啦~

No.8:双击格式刷

格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要双击它,就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么?

No.9:在不同的工作表之间快速切换

在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。呃,不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了。

No.10:用F4锁定单元格

在Excel里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了。

其实有一个简单的技巧,就是在你选定单元格之后,按F4键输入美元符号并锁定。如果你继续按F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。

实用技巧篇

No.1: 空行一秒全删掉

有时我们拿到一张报表,却发现里面有许多没用的空行,处女座的小伙伴看到了一定会疯,一行一行删除又担心累到手酸……

如何把这些讨人厌又没用的空行一次性都删除呢?

依次单击“数据”与“筛选”,在下拉菜单中勾选“空白”选项,筛除所有的空行,再点击“删除”按钮,你会发现,所有的空行都狗带了!

对了,搞定之后千万不要忘记再次在“筛选”菜单中取消“自动筛选”哦。

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No.2: 限制数据有效性, 防止猪队友

小编有个做HR的好朋友,有一次辛辛苦苦地做了一个人员信息统计表发给公司同事填写,结果许多“猪队友”没有看清表头,在日期选项中填写了姓名,在身份证选项中填写了手机号码……结果把好好的一张表搞成了一团乱麻,只能自己含泪加班来调整。

遇到这种情况,可以通过限制数据有效性来事先“打好预防针”。

比如说,在某一列中,想要限定只能填写日期,可以依次点击“数据”——“数据有效性”(“数据验证”)——“设置”,在“允许”列表中选择“日期”,在“数据”列表中选择“介于”;然后设定日期起始点即可。

设置完后,你会发现如果想要填写除日期以外的信息,还会收到额外的报错提醒哦。

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No.3: 满眼都是数字, 谁要看啊

虽然Excel以处理数据为主,但我们在看到一坨一坨的数据时,总免不了头皮发麻,更别提要找寻并分析这些数字背后隐藏的意义了。

其实Excel中的“数据条”功能,可以让原本冰冷的数字变得亲切而直观起来——

选中数据,依次点击“开始”——“条件格式”——“数据条”,这下就一目了然了!

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No.4: 花样搜索大法, 分分钟的事儿

在日常工作中,我们常常需要搜索某一类有规律的数据, 精确搜索又太麻烦……别怕!让通配符来帮你进行模糊查找!

在Excel中,“?”可以在搜索目标中代替任何单个字符,“*”可以代替任何多个连续的字符。比如,我想搜以“A”开头的单元格,在搜索中输入“A*”,勾选“单元格匹配”就行了。

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下面这张万能搜索的表格请一定熟记!

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No.5: 数据秒变图表, 见证奇迹的时刻

下次别再对着数据吭哧吭哧画图表了!一个F11让你见证奇迹!

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No.6: 给表格加个密, 长个心眼总没错

辛辛苦苦做好的表格,你可不希望有人随意打开篡改其中的数据。

依次点击“文件”——“保护工作簿”——“用密码进行加密”对整个表格进行加密,你不想分享的人,一辈子都打不开这份表格。

如果想给予一些人阅读权限,却不希望他们修改表格的话,可以依次点击“另存为”——“工具”——“常规选项”,设置打开权限密码和修改权限密码。 如果可能的话,尽量把所有你认为重要的表格都进行加密并备份,职场上,长个心眼总没有错。

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函数工具篇

函数是excel中最重要的分析工具,面对400多个excel函数新手应该从哪里入手呢?下面是实际工作中最常用:两个函数和一个工具

No.1:Vlookup 函数

Vlookup干啥用的?数据查找、表格核对、表格合并。简单讲,Vlookup是一个查找函数,给定一个查找的目标,它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。

Vlookup基本公式VLOOKUP(查找目标,查找范围,返回值的列数,精确OR模糊查找)

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No.2:Sumif 和 Countif 函数

按条件求和,按条件计数,很多复杂的数据核对也需要用到这2个函数。

Sumif(判断区域,条件,求和区域)

Counif(判断区域,条件)

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No.3:Pivot Table 数据透视表

选定源数据--“插入”--“数据透视表”,弹出数据透视表的对话框。数据透视表可以插入到新建的Sheet页,也可以在当前Sheet中插入。

本例中,我们选择的是在新Sheet中插入数据透视表,可以看一下数据透视表的界面。

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左边是数据透视表的数据展示部分,靠右边是数据透视表。数据透视表字段又分为上下两部分:

上面显示的是数据透视表目前的字段,都是源数据第一行的标题(日期、销售员)。

下面分成了4个部分:筛选器、列、行、值;我们可以把上方的字段鼠标左键拖动到这4部分里面。

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